Workflow – jakie korzyści może przynieść Twojej firmie?

Dziesiątki, setki, tysiące dokumentów. Każdy z nich musi trafić do właściwej komórki, każdemu musi być nadany odpowiedni bieg, każdy ma określoną ścieżkę obiegu. Zaginięcie czy nawet chwilowe zawieruszenie nawet pojedynczej kartki może oznaczać problemy. To rzeczywistość nie tylko w urzędach, ale i w każdej firmie. Jak zmniejszyć ilość papierowych dokumentów, a jednocześnie poprawić ich obieg? Recepta jest prosta: workflow.

Workflow to określenie sformalizowanego przepływu dokumentów w organizacji – czy to przedsiębiorstwie, czy urzędzie, głównie przy wsparciu odpowiednich narzędzi informatycznych. Co umożliwia wprowadzenie systemu workflow? Przede wszystkim zwiększenie wydajności oraz przejrzystości działania a także zmniejszenie kosztów bieżącej działalności. Jednym z podstawowych narzędzi systemu workflow jest elektroniczny obieg dokumentów, czyli przeniesienie tradycyjnego systemu przekazywania dokumentów papierowych do kolejnych punktów „obróbki” na platformę elektroniczną.

 

Jasne i przejrzyste procedury

Elektroniczny obieg dokumentów czy to w firmie czy urzędzie wymaga wdrożenia precyzyjnych procedur obiegu i przetwarzania dokumentów. Samo ich wprowadzenie oznacza zaś wyższy standard pracy organizacji. Sformalizowanie i ujednolicenie procedur obiegu dokumentów to dla klientów firmy lepszy standard obsługi, przekładający się na poziom zadowolenia z obsługi. Zautomatyzowany obieg dokumentów poprawia dodatkowo wydajność pracy, co w przypadku firm oznacza po prostu lepszą konkurencyjność na rynku.

 

Porządek

W każdej firmie czy urzędzie zdarzają się przypadki zaginięcia dokumentów. Ryzyko takich wypadków zmniejsza się znacząco przy elektronicznym obiegu dokumentów. W systemie takim każdy dokument papierowy jest skanowany i poprzez system informatyczny przydzielany do określonej sprawy, po czym nadawany jest mu jasno zdefiniowany bieg – trafia automatycznie do osób odpowiedzialnych za obsługę danej procedury. Co ważne, w przypadku wszystkich operacji można dokładnie określić czas ich dokonania (co ważne jest np. w przypadkach rozpatrywania reklamacji czy w procedurach administracyjnych), a także osoby odpowiedzialne za np. opóźnienia  w przetwarzaniu dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala również lokalizować i eliminować tzw. wąskie gardła w strukturze firmy.

 

Niższe koszty

Przejście z tradycyjnego „papierowego” obiegu dokumentów na system elektroniczny to również niższe koszty. Po pierwsze – co oczywiste – oszczędza się na tworzeniu dokumentacji papierowej, po drugiej zaś, poprzez skrócenie czasu przekazywania dokumentacji pomiędzy różnymi komórkami, poprawia się efektywność oraz wydajność pracy. Dodatkowo, zautomatyzowanie wewnętrznych procedur administracyjnych (związanych np. z obsługą zamówień, delegacji, rozliczeń urlopowych) pozwala na szersze zwrócenie się ku klientom, co przekłada się wprost na poprawę wyników finansowych firmy.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s